Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

El responsable del tratamiento de la información personal es:

Para efectos de esta Política, podrá denominarse también “la empresa”, “el responsable” o “SOLUCIONES JURÍDICAS C.O S.A.S.”

Dependiendo del servicio solicitado y de la etapa en la que se encuentre el usuario, podremos recolectar diferentes categorías de información.

Datos de identificación

Podrán incluir, entre otros:

• nombres y apellidos;
• tipo y número de documento de identificación;
• fecha de nacimiento;
• información necesaria para verificar la identidad del titular.

Información de contacto

Podremos recolectar:

• número de teléfono o celular;
• número de WhatsApp;
• correo electrónico;
• ciudad o lugar de residencia;
• dirección, cuando resulte necesaria para la prestación del servicio.

Información económica y financiera

Durante un proceso de solicitud o evaluación de crédito podremos solicitar información como:

• ingresos;
• actividad económica;
• información laboral;
• capacidad de pago;
• obligaciones financieras;
• información bancaria;
• nivel de endeudamiento;
• documentos o soportes económicos.

Información financiera y crediticia

Cuando exista la autorización legal correspondiente, podremos consultar o tratar información relacionada con:

• historial crediticio;
• comportamiento de pago;
• obligaciones vigentes;
• información reportada ante operadores o centrales de información;
• consultas realizadas ante centrales de riesgo;
• mora, cumplimiento o cancelación de obligaciones.

El tratamiento de esta categoría de información se realizará teniendo en cuenta las disposiciones especiales aplicables al hábeas data financiero.

Información técnica y de navegación

Cuando el usuario utiliza nuestro sitio web, podrán generarse automáticamente determinados datos técnicos, tales como:

• dirección IP;
• tipo de dispositivo;
• sistema operativo;
• navegador utilizado;
• páginas visitadas;
• fecha y hora de acceso;
• interacción con determinadas funcionalidades del sitio;
• identificadores asociados con cookies u otras tecnologías similares.

Esta información podrá ser utilizada para seguridad, funcionamiento del sitio, elaboración de estadísticas y mejora de la experiencia del usuario.

Los datos personales podrán ser tratados para una o varias de las siguientes finalidades:

Gestión de solicitudes y servicios

Utilizar la información para:

• recibir solicitudes;
• identificar al interesado;
• verificar la información suministrada;
• contactar al solicitante;
• solicitar documentación complementaria;
• estudiar la viabilidad de una solicitud;
• gestionar y prestar los servicios solicitados.

Evaluación de crédito

Cuando resulte aplicable, podremos utilizar los datos para:

• evaluar capacidad de pago;
• analizar el perfil financiero del solicitante;
• verificar ingresos y obligaciones;
• efectuar procesos internos de análisis de riesgo;
• validar información económica;
• tomar decisiones relacionadas con una solicitud de crédito.

Formalización y administración de obligaciones

Cuando se apruebe y formalice una operación, los datos podrán ser tratados para:

• elaboración y gestión de documentos contractuales;
• desembolso de recursos;
• administración de la obligación;
• generación de estados, saldos o información de pago;
• recepción e identificación de pagos;
• gestión de pagos anticipados;
• seguimiento a obligaciones vigentes.

Centrales de información financiera

Previa obtención de la autorización correspondiente y cuando resulte legalmente procedente, SOLUCIONES JURÍDICAS C.O S.A.S. podrá:

• consultar información financiera y crediticia;
• verificar el comportamiento histórico del titular;
• reportar información positiva relacionada con el adecuado cumplimiento de obligaciones;
• reportar situaciones de mora o incumplimiento;
• actualizar, corregir o modificar información previamente reportada.

Estas actividades podrán realizarse ante operadores de información legalmente autorizados, como DataCrédito Experian, TransUnion u otros operadores que correspondan.

El tratamiento de esta información estará sujeto a la legislación aplicable y a la autorización específica otorgada por el titular.

Comunicaciones con el titular

Podremos utilizar los datos de contacto suministrados para comunicarnos con el titular mediante los canales que correspondan, incluyendo:

• WhatsApp;
• llamadas telefónicas;
• mensajes de texto;
• correo electrónico;
• otros medios digitales autorizados.

Estas comunicaciones podrán estar relacionadas con:

• solicitudes realizadas;
• validación de información;
• envío o solicitud de documentación;
• decisiones sobre una solicitud;
• formalización de una operación;
• recordatorios;
• servicio al cliente;
• administración de obligaciones;
• gestiones de pago o cobranza.

Cuando las comunicaciones tengan fines promocionales o comerciales, se realizarán de acuerdo con las autorizaciones otorgadas por el titular y la normativa aplicable.

Cobranza y canales autorizados

Cuando exista una obligación vencida, la información de contacto podrá utilizarse para realizar las gestiones de cobranza permitidas legalmente.

Dichas actividades se efectuarán respetando los canales autorizados por el consumidor, su intimidad y las restricciones legales aplicables sobre horarios, periodicidad y medios de contacto.

La Ley 2300 de 2023 establece reglas específicas para las personas naturales y jurídicas que realizan gestión de cobranza, incluyendo el uso de los canales previamente autorizados por el consumidor y límites a la frecuencia y horario de contacto.

Prevención del fraude y seguridad

Los datos también podrán utilizarse para proteger tanto al usuario como a SOLUCIONES JURÍDICAS C.O S.A.S. frente a situaciones como:

• fraude;
• suplantación de identidad;
• falsedad documental;
• uso indebido de datos;
• operaciones inusuales;
• accesos no autorizados;
• riesgos asociados con la seguridad de las operaciones.

Podremos implementar procesos de validación y verificación adicionales cuando existan inconsistencias o señales que ameriten una revisión.

Cumplimiento de obligaciones legales

La información podrá conservarse, utilizarse o suministrarse cuando sea necesario para:

• cumplir obligaciones legales;
• atender requerimientos judiciales;
• responder solicitudes de autoridades administrativas;
• cumplir obligaciones contables, fiscales o comerciales;
• ejercer o defender derechos en procesos judiciales o administrativos;
• conservar documentos durante los períodos exigidos por la legislación colombiana.

En determinadas circunstancias podremos transmitir o suministrar información personal a terceros necesarios para el desarrollo de nuestras operaciones.

Entre ellos podrán encontrarse:

• proveedores tecnológicos;
• prestadores de servicios de almacenamiento o infraestructura;
• proveedores de comunicaciones;
• operadores de mensajería;
• proveedores relacionados con validación de identidad;
• asesores profesionales;
• proveedores que participen en la operación o administración de los servicios;
• operadores y centrales de información financiera legalmente autorizados;
• autoridades judiciales o administrativas cuando exista obligación legal.

Los terceros que actúen como encargados del tratamiento deberán utilizar los datos de acuerdo con las instrucciones correspondientes y adoptar medidas destinadas a proteger su confidencialidad y seguridad.

Algunos proveedores tecnológicos utilizados para prestar servicios digitales pueden almacenar o procesar información mediante infraestructura ubicada fuera de Colombia.

Cuando se produzcan transferencias o transmisiones internacionales de datos personales, estas se realizarán de conformidad con las reglas establecidas por la normativa colombiana aplicable y adoptando las medidas necesarias para proteger la información del titular.

SOLUCIONES JURÍDICAS C.O S.A.S. procurará que el tratamiento de datos personales se realice respetando los principios establecidos por la legislación colombiana, incluyendo:

• legalidad;
• finalidad;
• libertad;
• veracidad o calidad;
• transparencia;
• acceso y circulación restringida;
• seguridad;
• confidencialidad.

Los datos serán utilizados únicamente para finalidades legítimas, informadas y relacionadas con las actividades autorizadas por el titular o permitidas por la ley.

SOLUCIONES JURÍDICAS C.O S.A.S. procurará no solicitar datos sensibles cuando estos no sean necesarios para desarrollar las finalidades correspondientes.

Cuando excepcionalmente sea necesario tratar información considerada sensible por la legislación colombiana, el titular será informado sobre el carácter facultativo de suministrarla y sobre las finalidades específicas de su tratamiento.

Ningún usuario estará obligado a suministrar información sensible cuando la ley reconozca el carácter facultativo de dicha respuesta.

Los productos de crédito gestionados mediante nuestros canales están dirigidos a personas mayores de 18 años.

Por esta razón, SOLUCIONES JURÍDICAS C.O S.A.S. no busca recolectar intencionalmente datos personales de niños, niñas o adolescentes mediante sus formularios de solicitud de crédito.

Si se identifica que información de un menor de edad fue suministrada de manera improcedente, se adoptarán las medidas correspondientes de acuerdo con la legislación aplicable.

La persona cuyos datos sean tratados por SOLUCIONES JURÍDICAS C.O S.A.S. podrá ejercer los derechos que le reconoce la legislación colombiana.

Entre ellos se encuentran:

• Conocer los datos personales que se encuentran siendo tratados.
• Actualizar la información cuando haya cambiado.
• Rectificar datos que sean parciales, incorrectos, incompletos o desactualizados.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando legalmente corresponda.
• Conocer la finalidad y el uso dado a sus datos personales.
• Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos legales.
• Presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de la información.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando resulte legalmente procedente.
• Revocar la autorización, total o parcialmente, cuando proceda.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez cumplidos los requisitos establecidos legalmente.

La Ley 1581 de 2012 reconoce expresamente derechos del titular sobre el conocimiento, actualización, rectificación, uso y acceso a su información personal. (funcionpublica.gov.co)

El titular podrá presentar consultas, solicitudes o reclamos utilizando cualquiera de los canales dispuestos por la empresa:

La comunicación deberá incluir información suficiente para identificar al titular y gestionar correctamente su solicitud.

Preferiblemente deberá contener:

1. Nombre completo.
2. Número de documento de identificación.
3. Datos de contacto.
4. Descripción clara de la solicitud.
5. Documentos o información adicional que resulte necesaria para sustentarla, cuando corresponda.

Cuando el titular desee conocer la información que se encuentra siendo tratada podrá presentar una consulta.

Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contado a partir de su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales, de acuerdo con la legislación aplicable.

Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta un posible incumplimiento de las normas de protección de datos, podrá presentar un reclamo.

Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que sean recibidos correctamente.

Cuando no sea posible atenderlos dentro de ese plazo, se informará al titular el motivo de la demora y la fecha en la que se resolverá su solicitud, sin exceder los términos adicionales permitidos por la legislación aplicable.

El titular podrá solicitar la revocatoria de una autorización o la supresión de sus datos cuando legalmente resulte procedente.

Sin embargo, estas solicitudes no necesariamente implican la eliminación inmediata de toda la información.

SOLUCIONES JURÍDICAS C.O S.A.S. podrá conservar determinados datos cuando exista:

• una obligación contractual vigente;
• una deuda pendiente;
• un deber legal de conservación;
• una obligación contable o tributaria;
• una investigación o procedimiento;
• un proceso judicial;
• otra causa legal que justifique su conservación.

Una vez desaparezcan las razones que justifican el tratamiento y no exista una obligación legal de conservación, los datos podrán ser eliminados o anonimizados según corresponda.

SOLUCIONES JURÍDICAS C.O S.A.S. adoptará medidas administrativas, humanas, organizacionales y técnicas razonables destinadas a proteger los datos personales frente a situaciones como:

• pérdida;
• acceso no autorizado;
• modificación indebida;
• divulgación no autorizada;
• uso fraudulento;
• destrucción;
• alteración.

No obstante, ningún sistema tecnológico puede garantizar un nivel absoluto de seguridad.

Los usuarios también deberán adoptar medidas razonables para proteger sus datos, dispositivos, correos electrónicos, números telefónicos y demás medios utilizados para interactuar con la empresa.

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección.

Cuando exista una relación contractual o una obligación crediticia, la información podrá mantenerse durante toda su vigencia.

Una vez terminada la relación, determinados datos podrán conservarse durante los períodos establecidos por normas:

• comerciales;
• contables;
• tributarias;
• financieras;
• contractuales;
• judiciales;
• de protección de datos.

Finalizados los períodos correspondientes y cuando no exista otra justificación legal para conservarlos, podrán adoptarse medidas para su eliminación, anonimización o disposición segura.

Nuestro sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para su funcionamiento, seguridad, medición y análisis.

Dependiendo de las herramientas implementadas, estas tecnologías podrán recopilar información relacionada con:

• navegación;
• dispositivo;
• navegador;
• páginas consultadas;
• tiempo de permanencia;
• fuente de acceso;
• interacciones realizadas en el sitio.

El usuario podrá administrar o bloquear determinadas cookies mediante la configuración de su navegador.

Cuando se utilicen herramientas de terceros para analítica, publicidad o medición que requieran consentimiento conforme a la normativa aplicable, se implementarán los mecanismos correspondientes para informar al usuario.

Nuestro sitio puede contener enlaces a páginas web, plataformas o servicios administrados por terceros.

SOLUCIONES JURÍDICAS C.O S.A.S. no controla las prácticas de privacidad de dichos sitios externos.

Cuando el usuario acceda a un servicio de terceros deberá consultar directamente sus respectivos términos y políticas de privacidad.

Esta Política podrá ser actualizada cuando existan:

• cambios en nuestros servicios;
• nuevas funcionalidades;
• modificaciones en los procedimientos internos;
• cambios tecnológicos;
• modificaciones regulatorias o legales.

Cuando se realicen cambios sustanciales que afecten las finalidades del tratamiento o requieran nuevas autorizaciones, se adoptarán las medidas de información o consentimiento que resulten legalmente procedentes.

La fecha publicada al inicio del documento permitirá identificar la versión vigente.

Esta Política debe interpretarse conjuntamente con los demás documentos legales publicados por SOLUCIONES JURÍDICAS C.O S.A.S., especialmente:

• Términos y Condiciones; y
• Autorización para el Tratamiento de Datos Personales e Información Financiera.

En este último documento se desarrollan particularmente las condiciones relacionadas con la autorización para consultar y reportar información ante operadores de información financiera y crediticia.